Làm sao để QUẢN LÝ DỰ ÁN hiệu quả? Vai trò của Project Management là gì?| Huỳnh Duy Khương
Tóm tắt ngắn:
- Video hướng dẫn cách quản lý dự án hiệu quả (Project Management) và làm rõ vai trò của người quản lý dự án. Khương Duy Huỳnh chia sẻ kinh nghiệm giúp người quản lý mới và cả những người đã có kinh nghiệm giải quyết những khó khăn thường gặp.
- Các điểm chính bao gồm: xác định sai lầm thường gặp của nhà quản lý (làm việc độc lập, quản lý chi tiết quá mức, không hiểu sự khác biệt cá nhân), 5 bước quản lý dự án hiệu quả (xác định mục tiêu rõ ràng, tham gia của team, phân vai trò, theo dõi sát sao, đánh giá cuối cùng), và công thức quản lý dự án: Con người + Quy trình = Kết quả.
- Video áp dụng cho tất cả các nhà quản lý dự án, giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm stress và tạo môi trường làm việc tích cực hơn.
- Phương pháp được đề cập chi tiết là 5 bước quản lý dự án hiệu quả, dựa trên nguyên tắc kết hợp con người và quy trình.
Tóm tắt chi tiết:
Video được chia thành các phần chính sau:
Phần 1: Giới thiệu và định nghĩa Project Management: Video bắt đầu bằng việc giới thiệu vấn đề quản lý dự án hiệu quả, đặc biệt nhắm đến những người quản lý mới và những người cảm thấy mệt mỏi, áp lực với công việc. Khương Duy Huỳnh định nghĩa vai trò của Project Manager là điều phối nguồn lực, dẫn dắt team đạt được kết quả đã cam kết.
Phần 2: Ba sai lầm thường gặp của nhà quản lý: Phần này chỉ ra 3 sai lầm phổ biến:
- Làm việc độc lập: Những tố chất tốt khi làm việc cá nhân có thể trở thành điểm yếu khi quản lý nhóm. Thay vì ôm đồm mọi việc, người quản lý cần học cách phân công và tin tưởng team.
- Quản lý chi tiết quá mức (Micromanagement): Chia nhỏ công việc quá mức, kiểm soát chặt chẽ từng bước làm việc sẽ khiến nhân viên mất động lực và sáng tạo. Cần tập trung vào mục tiêu chung và để team tự quản lý công việc.
- Không hiểu sự khác biệt cá nhân: Mỗi người có động lực và cách làm việc khác nhau. Áp đặt cùng một tiêu chuẩn cho tất cả mọi người sẽ dẫn đến thất vọng và hiệu quả thấp.
Phần 3: Năm bước quản lý dự án hiệu quả: Đây là phần cốt lõi của video, trình bày 5 bước:
- Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng (What & Why): Cần xác định rõ KPI, tiêu chí đo lường thành công, và lý do thực hiện dự án.
- Bước 2: Giao mục tiêu và tham gia của team (Involvement): Không chỉ giao nhiệm vụ mà cần cho team tham gia vào quá trình lập kế hoạch, đặt câu hỏi để mọi người cùng suy nghĩ và đóng góp.
- Bước 3: Phân vai trò: Để team tự nhận vai trò phù hợp với năng lực và sở trường của từng người.
- Bước 4: Theo dõi sát sao (Follow up): Cập nhật tiến độ, hỗ trợ và giải quyết vấn đề phát sinh.
- Bước 5: Đánh giá và nhìn nhận (Review): Công nhận thành tích, chỉ ra điểm cần cải thiện và tạo cơ hội học tập cho team.
Phần 4: Kết luận và lời khuyên: Video kết luận rằng yếu tố quan trọng nhất là khả năng lãnh đạo (leadership) và tương tác hiệu quả với con người. Khương Duy Huỳnh nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu và tương tác với từng thành viên trong team để tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Ông giới thiệu chương trình huấn luyện về leadership của mình để giúp người xem cải thiện kỹ năng này. Một câu nói đáng chú ý: "Hầu hết rắc rối, mệt mỏi đều xuất phát từ con người."
Công thức được nhấn mạnh: Con người + Quy trình = Kết quả (People + Process = Results) Đây là nền tảng cho toàn bộ phương pháp được trình bày trong video.