10 BEST Productivity Tips for Google Docs!
Tóm tắt ngắn:
- Video giới thiệu 10 mẹo tăng năng suất làm việc cực kỳ hữu ích trên Google Docs mà người dùng thường bỏ qua.
- Các mẹo bao gồm sử dụng lệnh “@” để truy cập nhanh các tính năng, bật chế độ không có trang (pageless mode) để tăng tính linh hoạt, thiết lập font chữ mặc định, liên kết đến tiêu đề và nhận xét, xem trước chỉnh sửa đề xuất, khôi phục lịch sử phiên bản, soạn và gửi email trực tiếp từ Google Docs, gửi email dưới dạng PDF, các thủ thuật định dạng bảng, và tùy chỉnh liên kết chia sẻ tài liệu.
- Áp dụng các mẹo này giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả làm việc nhóm, và cải thiện trải nghiệm người dùng Google Docs.
- Video hướng dẫn chi tiết từng mẹo, kèm theo minh họa thực tế trên giao diện Google Docs.
Tóm tắt chi tiết:
Video được chia thành các phần, mỗi phần giới thiệu một mẹo tăng năng suất trên Google Docs:
Phần 1: Sử dụng lệnh “@” (Building Blocks): Mẹo này hướng dẫn cách sử dụng lệnh “@” để nhanh chóng chèn các phần tử như bookmark, mục lục, bản đồ lộ trình sản phẩm, và đường kẻ ngang, thay vì phải tìm kiếm trong menu. Người thuyết trình nhấn mạnh tính tiết kiệm thời gian khi sử dụng lệnh này, đặc biệt với tài liệu dài. Ví dụ cụ thể được đưa ra cho từng trường hợp sử dụng lệnh “@”.
Phần 2: Bật chế độ không có trang (Pageless Mode): Chế độ này cho phép người dùng kéo thả ô bảng tùy ý, thay đổi chiều rộng văn bản, và sử dụng tính năng thu gọn/mở rộng tiêu đề (heading toggles) – một tính năng rất hữu ích khi làm việc với tài liệu dài và phức tạp.
Phần 3: Thiết lập và lưu font chữ mặc định: Mẹo này hướng dẫn cách lưu cài đặt font chữ cho các tiêu đề và văn bản thường, giúp tiết kiệm thời gian định dạng cho các tài liệu mới. Người thuyết trình cung cấp một mẫu Google Docs có cài đặt font chữ đã được thiết lập sẵn để người xem tải về và sử dụng.
Phần 4: Liên kết đến tiêu đề và nhận xét: Mẹo này chỉ ra cách tạo liên kết đến các tiêu đề và nhận xét cụ thể trong Google Docs để dễ dàng chia sẻ và yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp.
Phần 5: Xem trước chỉnh sửa đề xuất (Preview Suggested Edits): Mẹo này hướng dẫn cách xem trước tất cả các chỉnh sửa đề xuất trước khi chấp nhận, giúp người dùng hình dung rõ hơn kết quả cuối cùng. Phím tắt để truy cập nhanh menu "Tools" cũng được đề cập.
Phần 6: Khôi phục lịch sử phiên bản: Mẹo này giải thích cách khôi phục các phiên bản cũ của tài liệu trong trường hợp cần thiết, ví dụ như sau khi vô tình chấp nhận tất cả chỉnh sửa. Người thuyết trình cũng gợi ý đặt tên cho các phiên bản quan trọng để dễ dàng quản lý.
Phần 7: Soạn và gửi email trực tiếp từ Google Docs: Mẹo này hướng dẫn cách sử dụng building block "Email Draft" để soạn thảo và gửi email trực tiếp từ Google Docs, hữu ích khi làm việc nhóm và cần nhiều người duyệt nội dung email.
Phần 8: Gửi email dưới dạng PDF: Mẹo này giới thiệu hai cách gửi email chứa file PDF: tải xuống rồi đính kèm hoặc sử dụng tính năng "Email this file" và "Email collaborators" trong Google Docs.
Phần 9: Thủ thuật định dạng bảng: Mẹo này hướng dẫn cách chia nhỏ ô bảng, chèn hình ảnh vào bảng, và làm mất đường viền bảng mà vẫn giữ nguyên cấu trúc bảng, giúp tạo bảng đẹp mắt và dễ dàng sao chép vào các ứng dụng khác như Gmail.
Phần 10: Tùy chỉnh liên kết chia sẻ tài liệu: Mẹo này hướng dẫn cách tùy chỉnh URL chia sẻ tài liệu để người nhận có thể sao chép tài liệu, xem trước hoặc tải xuống trực tiếp dưới dạng PDF.
Câu nói đáng chú ý: "When colleagues don't complete their assigned tasks 90% of the time it's our fault for not making it easy enough for them to take action. For the remaining 10% of the time they're just idiots. Just kidding!" (Khi đồng nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ, 90% là do chúng ta chưa làm cho họ dễ dàng hành động. 10% còn lại thì... họ chỉ là những kẻ ngốc. Đùa thôi!) Câu nói này phản ánh quan điểm của người thuyết trình về tầm quan trọng của việc tạo điều kiện thuận lợi cho đồng nghiệp trong công việc.