BUỔI 4 (2/5)
Tóm tắt ngắn:
- Bài học tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách kết hợp các kỹ năng quản lý thời gian, quản lý cuộc họp và giao tiếp hiệu quả với công nghệ AI.
- Các công nghệ AI được đề cập bao gồm ChatGPT Plus, Google AI Studio, Gemini, Firefly, và Microsoft Copilot, được sử dụng để lập kế hoạch, tóm tắt cuộc họp, soạn thảo email và quản lý lịch trình. Phương pháp Time Blocking được giới thiệu chi tiết.
- Ứng dụng của các phương pháp này giúp tăng năng suất, giảm thời gian lãng phí, cải thiện chất lượng giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả hơn, đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm và với khách hàng quốc tế.
- Phương pháp Time Blocking, sử dụng ma trận Eisenhower (khẩn cấp/quan trọng) và các quy trình cụ thể cho việc quản lý thời gian, cuộc họp và email được trình bày.
Tóm tắt chi tiết:
Bài học được chia thành các phần chính sau:
Phần 1: Giới thiệu và tổng quan về quản lý thời gian và công việc. Phần này mở đầu bằng một cuộc trò chuyện ngắn, sau đó người nói chuyển sang chủ đề chính: thực trạng quản lý thời gian và công việc kém hiệu quả ở Việt Nam, đặc biệt là sự tập trung quá mức vào bất động sản thay vì phát triển kinh doanh bền vững. Người nói nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung vào "công việc kinh doanh chính" để tạo ra giá trị lâu dài. Một số trở ngại phổ biến như luôn cảm thấy việc không bao giờ hết, hay bị cháy deadline, và mất nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch được nêu ra.
Phần 2: Quản lý thời gian hiệu quả với Time Blocking. Phần này giới thiệu chi tiết phương pháp Time Blocking: chia thời gian làm việc thành các khối thời gian cố định, mỗi khối dành cho một công việc cụ thể. Người nói chia sẻ kinh nghiệm cá nhân sử dụng phương pháp này trong nhiều năm và nhấn mạnh lợi ích như tăng cường sự tập trung, tối ưu hóa năng suất, quản lý thời gian hiệu quả hơn, và giảm thiểu sự trì hoãn. Người nói hướng dẫn cách sử dụng ChatGPT Plus, Google AI Studio và Gemini để hỗ trợ lập kế hoạch và phân bổ thời gian theo phương pháp Time Blocking, bao gồm việc sử dụng ma trận Eisenhower để ưu tiên công việc.
Phần 3: Quản lý cuộc họp hiệu quả. Phần này tập trung vào việc tối ưu hóa cuộc họp bằng cách sử dụng AI để ghi âm, tóm tắt, tạo biên bản và xác định các hành động cần thực hiện. Công cụ Firefly được giới thiệu như một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong việc này. Người nói nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn bị kỹ lưỡng, điều phối hiệu quả và theo dõi chặt chẽ sau cuộc họp. Việc sử dụng AI để tạo biên bản họp tự động, bao gồm cả việc xác định action items và deadline, được trình bày chi tiết.
Phần 4: Quản lý giao tiếp hiệu quả. Phần này tập trung vào việc tối ưu hóa giao tiếp qua email và chat bằng AI. Người nói đề cập đến việc sử dụng ChatGPT và Google AI Studio để soạn thảo email hiệu quả, bao gồm việc điều chỉnh giọng văn, kiểm tra ngữ pháp và dịch thuật. Các bước cụ thể để tạo ra email hiệu quả, bao gồm xác định đối tượng, mục tiêu, giọng văn và nội dung, được trình bày. Người nói cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm tra và chỉnh sửa nội dung do AI tạo ra để đảm bảo độ chính xác.
Phần 5: Thực hành. Phần cuối cùng hướng dẫn người học thực hành các kỹ năng đã học thông qua một ví dụ cụ thể về một cuộc họp tiến độ dự án. Người học được hướng dẫn cách sử dụng các công cụ AI đã được đề cập để xử lý thông tin cuộc họp, lập kế hoạch và soạn thảo email/tin nhắn.
Câu nói đáng chú ý: "Stress không đến từ việc chúng ta làm nhiều, mà đến từ việc chúng ta không làm những thứ mà chúng ta hoàn toàn có thể kiểm soát nó." Câu nói này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả để giảm stress. Ngoài ra, người nói cũng nhắc đến tầm quan trọng của việc coi "thời gian là tài nguyên quý hơn cả tiền".