Link to original video by Cộng đồng Học làm Sếp

GoPractice #7 - Kỹ năng họp hiệu quả

Tóm tắt Video "GoPractice #7 - Kỹ năng họp hiệu quả"

Tóm tắt ngắn:

• Video tập trung vào việc thảo luận về kỹ năng họp hiệu quả, phân tích những hệ quả của việc họp không hiệu quả và tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ dẫn đến tình trạng này.
• Video sử dụng công cụ Zalo OA để thu thập ý kiến và phản hồi từ các sếp tham gia, đồng thời giới thiệu một số bí kíp họp hiệu quả.
• Video nhấn mạnh tầm quan trọng của sự rõ ràng trong quy trình, chuẩn bị kỹ lưỡng và phân công nhiệm vụ rõ ràng trong việc tổ chức họp.
• Video giới thiệu một số phương pháp và công cụ hỗ trợ tổ chức họp hiệu quả, bao gồm việc sử dụng checklist, ticket, và automation.

Tóm tắt chi tiết:

1. Hệ quả của việc họp không hiệu quả:

• Video bắt đầu bằng việc đặt câu hỏi về hệ quả của việc họp không hiệu quả đối với sếp, nhân viên và tổ chức.
• Các sếp tham gia chia sẻ những trải nghiệm về việc họp không hiệu quả dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên, và thậm chí khiến nhân viên chán nản, sợ họp.
• Sếp Toàn chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về việc sử dụng số liệu để đánh giá hiệu quả họp, và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi họp.

2. Nguyên nhân và giảo cản dẫn đến họp không hiệu quả:

• Video tiếp tục tìm hiểu về nguyên nhân và giảo cản dẫn đến việc họp không hiệu quả.
• Các sếp tham gia đưa ra nhiều nguyên nhân, bao gồm: họp bất ngờ, thiếu chuẩn bị, thiếu mục tiêu rõ ràng, thiếu phân công nhiệm vụ, thiếu sự lắng nghe và động viên, thiếu kết luận, thiếu follow-up sau họp.
• Sếp Toàn, Sếp Hiền Đặng, và Sếp Tuấn Anh đều đồng ý rằng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là thiếu rõ ràng trong quy trình, hướng dẫn, và mục tiêu của cuộc họp.

3. Cách điều phối và tổ chức họp hiệu quả:

• Video chuyển sang phần chia sẻ về cách điều phối và tổ chức họp hiệu quả.
• Các sếp tham gia tự vấn về những điều mình đang làm chưa tốt trong việc tổ chức họp, và chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân.
• Sếp Hiền Đặng chia sẻ về những vấn đề thường gặp trong việc họp với nhân viên, bao gồm: thiếu thông tin, thiếu sự chuẩn bị, thiếu sự lắng nghe và phản hồi từ sếp, và thiếu sự rõ ràng trong vai trò của từng thành viên.
• Sếp Toàn chia sẻ về việc sử dụng Zalo OA để quản lý thông tin họp, và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác nhận thông tin và cam kết thực hiện sau họp.

4. Bí kíp họp hiệu quả:

• Video giới thiệu một số bí kíp họp hiệu quả, bao gồm:
  • Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi họp, bao gồm: xác định mục tiêu, lên agenda, phân công nhiệm vụ, chuẩn bị tài liệu.
  • Phân vai rõ ràng cho từng thành viên trong cuộc họp.
  • Tuân thủ lộ trình và thời gian của cuộc họp.
  • Tổng kết nội dung và kết luận rõ ràng sau họp.
  • Follow-up các công việc được giao sau họp.
  • Thêm một ghế trống đại diện cho tổ chức để đảm bảo quyết định được đưa ra là vì lợi ích của tổ chức.

5. Chia sẻ kinh nghiệm thực tế:

• Nhật, một thành viên trong nhóm, chia sẻ kinh nghiệm thực tế về việc áp dụng các bí kíp họp hiệu quả trong công ty của mình.
• Nhật giới thiệu một công cụ quản lý họp do chính mình thiết kế, bao gồm:
  • Xác định mục tiêu và outcome của cuộc họp.
  • Lên agenda chi tiết cho cuộc họp.
  • Sử dụng checklist để kiểm tra sự chuẩn bị của các thành viên.
  • Sử dụng ticket để yêu cầu hỗ trợ từ các thành viên khác.
  • Tạo meeting recap để ghi lại nội dung và kết luận của cuộc họp.
  • Sử dụng Zalo OA để quản lý thông tin và follow-up các công việc sau họp.

6. Kết luận:

• Video kết thúc bằng việc khẳng định tầm quan trọng của việc áp dụng các kỹ năng họp hiệu quả để tối ưu hóa thời gian, chi phí và hiệu quả làm việc.
• Video khuyến khích các sếp tham gia chia sẻ những kinh nghiệm và bài học rút ra được từ buổi GoPractice.
• Video giới thiệu về chương trình GoPractice tiếp theo, với chủ đề "Tuyển dụng Leader".
• Video giới thiệu về School, một nền tảng học tập trực tuyến cung cấp các tài nguyên và kiến thức về quản lý và lãnh đạo.
• Video khuyến khích các sếp tham gia nhóm học tập về Zalo OA để trao đổi kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau.