phân tích sơ đồ các bên liên quan stakeholder map RACI thiết lập vai trò

Tóm tắt ngắn:

Bài học giới thiệu hai công cụ quản lý dự án quan trọng: Bản đồ các bên liên quan (Stakeholder Map) và Ma trận RACI. Cả hai đều giúp xác định vai trò, trách nhiệm và mức độ ảnh hưởng của từng người trong dự án.
Stakeholder Map là mô hình trực quan thể hiện ai ảnh hưởng đến dự án (trực tiếp/gián tiếp), bao gồm khách hàng, lãnh đạo, nhân viên, nhà cung cấp, v.v. Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) phân bổ vai trò cụ thể cho từng nhiệm vụ (Ai làm gì, ai chịu trách nhiệm cuối cùng, ai được tham vấn, ai cần được cập nhật).
Ứng dụng: Stakeholder Map giúp tránh bỏ sót yêu cầu, tăng minh bạch, giảm rủi ro, tăng sự ủng hộ từ các bên liên quan. Ma trận RACI ngăn ngừa mâu thuẫn, thiết lập kỳ vọng vai trò rõ ràng, tăng hiệu quả phối hợp.
Bài học hướng dẫn chi tiết cách xây dựng cả hai công cụ, bao gồm các bước nhận diện, phân loại stakeholder và tạo ma trận RACI.

Tóm tắt chi tiết:

Bài học được chia thành các phần chính:

Phần 1: Giới thiệu Stakeholder Map và Ma trận RACI: Bài học bắt đầu bằng việc giới thiệu hai công cụ then chốt trong quản lý dự án: Stakeholder Map và Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Người thuyết trình nhấn mạnh tầm quan trọng của Stakeholder Map như nền tảng để hiểu rõ ai liên quan trước khi xác định ai làm gì, "dù bạn đã nghe và chỉ quan tâm đến ma trận RACI, vẫn nên học phần stakeholder map vì nó là nền tảng quan trọng để hiểu rõ ai liên quan trước khi xác định ai làm gì."

Phần 2: Stakeholder Map - Nhận diện và Phân loại: Phần này tập trung vào Stakeholder Map, định nghĩa nó là một mô hình trực quan thể hiện những người ảnh hưởng đến dự án. Người thuyết trình nêu ví dụ về các nhóm stakeholder phổ biến như ban lãnh đạo, khách hàng, nhân viên nội bộ, nhà cung cấp, tổ chức chuyên môn và cộng đồng. Quá trình nhận diện stakeholder được trình bày qua 4 bước: brainstorm, thảo luận nhóm, phỏng vấn stakeholder hiện tại và phân loại theo mức độ ảnh hưởng và quan tâm. Một ví dụ về Stakeholder Map được minh họa trực quan.

Phần 3: Ma trận RACI: Phần này giải thích chi tiết về Ma trận RACI, định nghĩa từng vai trò: Responsible (người thực hiện), Accountable (người chịu trách nhiệm cuối cùng), Consulted (người được tham vấn), Informed (người được cập nhật). Người thuyết trình nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chỉ có một người Accountable cho mỗi nhiệm vụ để tránh mâu thuẫn. Lợi ích của việc sử dụng Ma trận RACI được nêu rõ: ngăn ngừa mâu thuẫn, thiết lập kỳ vọng vai trò, tăng hiệu quả phối hợp. Quá trình tạo Ma trận RACI được hướng dẫn qua 4 bước: xác định nhiệm vụ, liệt kê stakeholder, tạo bảng ma trận và kiểm tra quy tắc.

Phần 4: Mối quan hệ giữa Stakeholder Map và Ma trận RACI: Phần cuối cùng tóm tắt mối quan hệ giữa hai công cụ: Stakeholder Map xác định "ai là ai", còn Ma trận RACI xác định "ai làm gì". Người thuyết trình nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng Stakeholder Map trước khi xây dựng Ma trận RACI để đảm bảo đầu vào chính xác và tránh sai sót trong phân công vai trò. "Stakeholder Map là bước đầu quan trọng đảm bảo bạn có đầu vào chính xác trước khi xây dựng RACI." Hai công cụ này được xem là bộ đôi chiến lược giúp dẫn dắt dự án thành công.