A Day in the Life of an Administrative Assistant | Indeed
Tóm tắt ngắn:
- Video giới thiệu một ngày làm việc của trợ lý hành chính (Eliza) tại công ty tiện ích SMUD.
- Video nhấn mạnh tính đa dạng công việc, yêu cầu kỹ năng mềm (giao tiếp, quản lý thời gian, tổ chức) và kỹ năng cứng (Microsoft Office, quản lý dự án). Eliza sử dụng các phần mềm như Microsoft Word, Excel, Outlook và làm việc với các dữ liệu, lập kế hoạch, quản lý kho vật tư, hỗ trợ nhóm ứng phó khẩn cấp.
- Video cho thấy vai trò quan trọng của trợ lý hành chính trong mọi ngành nghề, cơ hội thăng tiến và tầm quan trọng của việc không ngừng học hỏi, nâng cao kỹ năng. Mức lương khởi điểm được đề cập là khoảng $51,000/năm.
- Các quy trình được mô tả chi tiết bao gồm: quản lý kho vật tư, chuẩn bị cho các cuộc họp, hỗ trợ nhóm ứng phó khẩn cấp, và sử dụng các công cụ phần mềm văn phòng.
Tóm tắt chi tiết:
Video được chia thành các phần chính sau:
Phần 1: Giới thiệu và làm việc tại nhà: Eliza giới thiệu bản thân và công việc trợ lý hành chính tại SMUD. Cô nhấn mạnh tính đa dạng và không đoán trước được của công việc. Cô bắt đầu ngày làm việc bằng việc uống trà và tham gia một cuộc họp ảo với giám sát viên, thảo luận về kế hoạch đào tạo sắp tới.
Phần 2: Tại văn phòng và hỗ trợ nhóm ứng phó khẩn cấp: Eliza đến văn phòng và giải thích vai trò của mình trong nhóm ứng phó khẩn cấp và duy trì hoạt động của SMUD trong trường hợp sự cố. Cô cho biết mình thích công việc này vì được giúp đỡ mọi người. Câu nói đáng chú ý: "As an administrative assistant in any role in any company you have to be someone who genuinely wants to help people".
Phần 3: Cuộc họp nhóm và quản lý công việc: Eliza tham gia cuộc họp nhóm, chia sẻ kinh nghiệm làm việc 20 năm trong lĩnh vực hành chính, từ nhân viên tạm thời đến giám đốc marketing. Cô nhắc nhở nhóm về quy trình quản lý chi phí và nhấn mạnh tầm quan trọng của kỹ năng quản lý dự án, lưu trữ, xử lý dữ liệu, kế toán và giao tiếp hiệu quả.
Phần 4: Quản lý vật tư và hỗ trợ nhóm thông báo khẩn cấp: Eliza kiểm tra và cập nhật kho vật tư văn phòng, bao gồm cả vật tư khẩn cấp như thực phẩm dự trữ (MREs). Cô chụp ảnh kho để cập nhật danh sách hàng tồn kho. Sau đó, cô tham gia cuộc họp với nhóm thông báo khẩn cấp để đảm bảo họ có thể sử dụng công cụ thông báo một cách hiệu quả.
Phần 5: Kết luận và lời khuyên: Eliza tóm tắt ngày làm việc của mình và chia sẻ lời khuyên cho những người muốn theo đuổi nghề trợ lý hành chính: cần sẵn sàng học hỏi, linh hoạt, thích nghi và không ngừng phát triển kỹ năng. Cô đề cập đến chứng chỉ hành chính chuyên nghiệp và chứng chỉ Microsoft Office. Cô cũng nhấn mạnh rằng trợ lý hành chính được cần đến trong mọi ngành nghề. Mức lương khởi điểm được đề cập là khoảng $51,000/năm.